[MPPL B] Quiz 1 - Materi project charter

1.     Sebutkan perbedaan pekerjaan proyek dan pekerjaan rutin (Min 4).

Pekerjaan proyek	Pekerjaan rutin
Kegiatannya dinamis dan non-rutin	Berulang dan rutin
Intensitas kegiatan sifatnya relatif singkat, dan penjadwalan kegiatan didalamnya memiliki potensi perubahan jadwal serta terbagi dalam beberapa unit kerja yang memiliki kompartemen penugasan.	Intentitas kegiatan relatif lama, sehingga dalam rencana strategis organisasi memiliki jangka waktu dan capaian indikator.
Breakdown jadwal anggaran dan pelaksanaan pekerjaan sudah detil, terukur, dan memiliki batasan waktu penugasan.	Breakdown jadwal anggaran masih berupa garis besar sehingga tidak terlalu tajam.
Terdapat kolaborasi latar belakang keahlian yang berbeda-beda dari para pihak terkait.	Macam kegiatan sudah terkunci dan terbatas dengan sumber daya yang relatif konstan dan terukur.

 

2.     Apa saja yang perlu dikelola dengan baik, agar proyek dapat berhasil. Jelaskan.

a.     Tetapkan tujuan yang jelas untuk proyek tersebut

Lihatlah proyek secara keseluruhan dan tentukan Apa yang ingin kita capai. Jika seorang klien atau pemangku kepentingan luar terlibat dalam proyek, sumber daya eksternal jelas akan membantu menentukan tujuan kita.

b.     Tetapkan ekspektasi sebelum eksekusi

Agar proyek dapat berhasil, semua orang harus selaras dalam mendapatkan informasi. Menyampaikan ekspektasi kami sebagai pemimpin proyek dan meminta setiap orang untuk berkomunikasi dalam caranya sendiri adalah hal yang penting untuk mempersiapkan proyek. Ekspektasi ini juga harus disertai panduan untuk membantu tim mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.      Identifikasi potensi risiko dan cara Anda mengelolanya jika masalah muncul

Nyatanya, meskipun Anda telah merencanakan semuanya sedetail mungkin, hal yang tidak terduga masih dapat terjadi. Tentu saja kita tidak akan dapat memprediksi dengan pasti bahaya apa yang akan menimpa proyek kita. Mungkin cuaca buruk, kerusuhan politik, atau kerusakan teknologi, tetapi semuanya masih dapat diminimalkan dengan manajemen risiko.

d.     Kumpulkan laporan selama mengerjakan rapat

Satu-satunya cara agar dapat terus memantau proyek adalah dengan mengumpulkan laporan secara rutin. Hal ini biasanya dapat dilakukan melalui program perangkat lunak manajemen proyek kita. Laporan membantu kita mengukur efisiensi alokasi sumber daya serta memastikan anggaran dan tenggat waktu dapat dikelola dengan baik.

e.      Kurangi rapat yang tidak perlu

Rapat memang bagian penting dari perencanaan proyek, tetapi coba pertimbangkan lagi, apakah rapat adalah pilihan terbaik dari segi waktu, atau cukup menggunakan email atau bentuk komunikasi lain seperti perangkat lunak perencanaan proyek yang memungkinkan kita berbagi file, memberikan tugas, dan bertukar gagasan tanpa harus bertatap muka. Semakin banyak waktu untuk rapat, berarti semakin sedikit waktu yang dapat digunakan untuk bekerja. Pertimbangkan hal tersebut sebelum mengadakan rapat lagi.

 

3.     Siapakah yang dimaksud dengan stakeholder dalam proyek. Sebutkan dan jelaskan perannya.

Stakeholder adalah setiap individu, kelompok, atau pihak yang memiliki kepentingan dalam suatu organisasi (perusahaan) dan hasil dari tindakannya dapat mempengaruhi atau dipengaruhi jalanya bisnis. Contoh stakeholder adalah karyawan, pelanggan, pemegang saham, masyarakat umum, dan pemerintah. Adapun peran-peran yang perlu diketahui sebagai stakeholder, yaitu:

a.     Mengarahkan manajemen

Dapat memberikan rekomendasi atau keputusan tertentu terhadap operasional sebuah departemen seperti layanan, sumber daya manusia atau penelitian-pengembangan untuk dikelola agar bisa memastikan kesuksesannya.

b.     Mendukung keuangan

Stakeholder seperti, investor utama bisa kapan saja membawa atau mengambil uang mereka dari perusahaan. Sehingga keputusan mereka akan tergantung pada kinerja perusahaan khususnya mengenai keuangan. Oleh karena itu, mereka dapat menekan kinerja perusahaan dan bahkan mengubah strategi bisnis jika perlu.

c.      Bantuan pengambilan keputusan

Stakeholder utama seperti pemilik perusahaan atau dewan direksi memiliki kekuatan untuk mengambil dan mempengaruhi keputusan anggota dewan lainnya mengenai jalannya bisnis. Para pemangku kepentingan ini juga memiliki kekuasaan untuk menunjuk manajemen tingkat senior. Oleh karena itu, mereka ada di semua bidang pengambilan keputusan utama. Misalnya pengambilan keputusan mengenai likuidasi dan juga akuisisi.

d.     Menjalankan operasional perusahaan

Stakeholder seperti manajemen dan karyawan memiliki peranan penting untuk menjalankan semua rencana bisnis. Setelah disetujui oleh dewan direksi. Mereka memiliki tanggung jawab terhadap jalannya sebuah proyek bisnis.

e.      Tanggung jawab sosial

Stakeholder bisa disebut juga berperan sebagai hati nurani dari perusahaan.  Mereka dapat membuat perusahaan mematuhi undang-undang hak asasi manusia dan lingkungan. Mereka juga memantau dan bisa menentang keputusan yang diambil oleh bisnis, jika itu merugikan tujuan jangka panjang perusahaan. Selain itu, tanggung jawab sosial (Corporate Social Responsibility) ini dapat dilakukan kepada para stakeholder lainnya seperti, karyawan, konsumen, pemasok, pemegang saham, hingga masyarakat dan lingkungan.

 

4.     Komposisi Tim Proyek terdiri dari siapa saja? Apa peran masing-masing.

a.     Project Manager

Project manager berperan besar untuk menjadi barrier bagi rekan - rekan setimnya dalam hal negosiasi infrastruktur dan timeline pengerjaan proyek.

b.     System Analyst

System Analyst berperan besar dalam analisis keseluruhan sistem dan bisnis proses.

c.      UI/UX Designer

UX Designer berperan dalam bagaimana membuat pengguna merasa nyaman dan betah dalam menggunakan aplikasi. Hasilnya, akan diwujudkan oleh UI Designer untuk menjadi wireframe atau rancangan kasar berupa layout yang akan dikerjakan oleh frontend desinger.

d.     Technical Writer

Technical Writer tidak hanya mendokumentasikan sistem dan aplikasi yang dibuat, juga membuat help guide dan software manual documentation untuk diberikan kepada client.

e.      Quality Assurance

Quality Assurance menguji setiap fitur yang dikerjakan oleh programmer dan harus segera di-test baik secara manual ataupun otomatis dengan test case yang sudah disiapkan.

f.      Network Engineer

Network engineer harus diikutsertakan untuk menyumbang kemampuannya dalam memasang instalasi jaringan komputer yang dibutuhkan sistem.

g.     System Engineer

Selain harus paham dengan computer networking, system engineer harus mampu menguasai konfigurasi yang mumpuni untuk menyediakan infrastruktur untuk aplikasi dan sistem yang diperlukan.

h.     Frontend Designer

Frontend designer merupakan salah satu jenis peran dari programmer yang berada dalam proyek IT. Kemampuanya dibutuhkan dalam menerjemahkan apa yang dibuat oleh UI/UX Designer.

i.       Web Developer

Web developer pun bertugas untuk menjahit tampilan web yang sudah dikerjakan oleh frontend designer. Dan juga menyediakan web service untuk digunakan oleh mobile developer atau desktop application developer.

j.      Mobile Apps Developer

Mobile apps developer bertugas mengerjakan aplikasi untuk iOS ataupun untuk Android.

k.     Desktop Application Developer

Desktop application developer harus mampu bekerjasama dengan pihak lain sebagaimana mobile apps developer bila harus web service centric.

 

5.     Tuliskan draft Project Charter untuk link proyek berikut :

 

PROJECT CHARTER

 

Project Name: Jasa pembuatan website streaming film seperti IndoXXI / LK21 / Dunia21	Project : winafriani
Company : Independent	Focus Area: Website
Date: 30 September 2022	Revision Number: 0
Project Time: 3 days	Cost Estimation:  Rp 900.000 - Rp 2.000.000
Project Sponsor: -

 

 

1.     Background

Belakangan ini ada banyak sekali website streaming film gratis yang beredar di seluruh penjuru internet. Seperti IndoXXI / LK21 / Dunia21. Website adalah jaringan situs web streaming file yang beroperasi dari Indonesia yang memungkinkan pengguna menonton film secara gratis.

2.     Target

Premium Desain Website yang kami buatkan untuk anda memiliki desain unik dan premium sehingga bisnis anda akan terlihat profesional di mata klien anda Free Domain + Hosting Jasa pembuatan website kami sudah termasuk domain dan hosting. sehingga anda tidak perlu lagi repot untuk menentukan dan membeli kedua kebutuhan tersebut. Responsive Website Desain website yang kami berikan memiliki fitur Responsive Design, sehingga anda akan memiliki sebuah situs dengan desain yang beradaptasi dengan smartphone-tablet-desktop. Private Player Website film yang kami buatkan termasuk private player sehingga anda bisa memasang iklan sebelum film di putar* Integrasi Kami mendesain website streaming film yang mudah diintegrasikan dengan custom player yang anda inginkan.

3.     Product Description

Kami memiliki pengalaman dalam jasa pembuatan website streaming film. bahkan kami sudah meluncurkan ratusan website streaming film milik klien kami yang mungkin saja sering anda kunjungi.   Total Film Mulai dari 250 - 2000 Film   Bonus: -> LIST MOVIE (16403 Titles ) -> LIST ANIME (5785 Titles, 92075 Episodes ) -> LIST DRAMA (10664 Titles, 137445 Episodes ) -> LIST SERIES (10996 Titles, 208184 Episodes )

4.     Project Success Criteria

Start date dan Finish date setiap aktivitas dalam proyek ditentukan dan menjadi baseline proyek. Baseline ini akan menjadi acuan terhadap actual pekerjaan untuk tiap-tiap aktivitas. Produktivitas proyek akan diukur terhadap baseline ini apakah terlambat, tepat waktu atau lebih cepat. Biaya tidak hanya terbatas pada biaya yang disepakati saat lelang dan tanda tangan kontrak, tetapi biaya keseluruhan proyek ditambah biaya tak terduga seperti change order, modifikasi pekerjaan selama masa konstruksi dan biaya hukum yang dikeluarkan akibat perselisihan kontrak. Ukuran biaya dapat berupa biaya per unit atau persentase biaya terhadap anggaran. Kualitas adalah jaminan sebuah produk untuk memberikan keyakinan bagi client atau end-user untuk membeli atau menggunakan produk tersebut. Quality Plan dibuat oleh client sebagai pedoman bagi kontraktor dalam mengerjakan proyek. Ukuran spesifikasi teknis adalah sejauh mana persyaratan teknis yang ditetapkan dapat dicapai. Pengukuran kualitas akan diukur secara subjektif dengan menggunakan referensi yang disebutkan dalam Quality Plan.

5.    Risks

·        Sumber daya yang terbatas. ·        Laporan vs Realisasi yang tidak akurat. ·        Laporan yang kompleks. ·        Sistem yang belum terintegrasi. ·        Menghabiskan banyak waktu dan mahal. ·        Pengambilan keputusan yang lama.

6.     Responsibility

Pelaksana proyek : ·        Membuat proyek sesuai dengan permintaan konsumen. ·        Mengerjakan proyek sebelum deadline yang telah ditentukkan. Customer : Membayar sesuai perjanjian kontrak.

7.     Project Budget and Duration

·        Menjumlahkan seluruh biaya aktivitas. ·        Menjumlahkan seluruh jumlah SDM. ·        Menghitung real cost ·        Menghitung beban pajak secara keseluruhan proyek. ·        Membuat acuan biaya ·        Menentukan cadangan manajemen Menentukan kebutuhan pendanaan

8.     Stakeholder

Developer Customer User